서울 은평구(구청장 김미경)는 수작업에 의존했던 기존 회의방식을 탈피해 디지털 기술을 활용한 ‘종이 없는(paperless) 전자회의’로 전환하기 위해 ‘은평형 회의관리시스템’을 구축하고 내달 1일부터 운영한다고 밝혔다.

‘은평형 회의관리시스템’은 회의 준비부터 종료까지 회의에 관한 전반적인 사항을 데이터베이스로 저장해 과거 회의자료를 온라인으로 언제라도 손쉽게 조회하고 활용할 수 있는 ‘스마트 업무환경’이다.

또한 턱없이 부족한 회의장소에 구애받지 않고 언제 어디서나 회의를 열 수 있기 때문에 회의의 형식과 절차를 과감히 탈피한 획기적인 회의문화 개선이라는 것이다.

이 시스템은 회의 예약 및 시작을 문자메시지로 알려주는 알림서비스, 메신저 형태의 대화형 실시간 회의, 의결이 필요한 사안에 대한 전자투표 기능을 제공한다. 이들 모든 기능은 회의 장소로의 이동 없이 회의 참가자 본인 자리의 PC와 모니터를 이용하면 된다.

구는 이 시스템을 통해 회의 내용을 사전에 공지해 참석자들이 회의 주제를 명확히 인식 및 준비토록 하고 회의 후에는 참석자 모두가 회의록을 공유해 이에 대한 피드백을 수렴 및 반영해 회의 효율을 극대화한다는 방침이다.

김미경 구청장은 “은평형 회의관리시스템 구축을 통해 비용과 시간을 절감하고 효율적인 정보 공유와 협업 업무환경 제공으로 ‘일 잘하는 유능한 은평’의 기반을 마련했다”라며 “스마트한 회의를 통해 구민에게 더 나은 행정서비스를 제공할 수 있을 것으로 기대된다”고 밝혔다.

임형찬기자 다른기사 보기