[한상규의 알기쉬운 회의진행 방법]

회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다.

회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다.

사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다. 따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.

이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행법 주요 쟁점 사항을 연재하여 국회나 광역의회 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.

▲ 의안채택 보고순서에서 의안삭제 가능 여부

A단체에서는 정기 총회를 개최하고 의사일정에 7가지의 안건을 통지했다. 그러나 의안채택 과정에서 7개의 안건 중 제5호 의안을 채택하지 말자는 동의안이 제출 됐다. 이유는 제5호 의안은 사업가치가 없고 행사를 위한 행사에 그칠 것이므로 채택할 필요가 없다는 것.

1시간 반이나 채택여부로 격론 끝에 7개 의안을 모두 상정하기로 의결했으나 의안 채택과정에서 많은 시간을 낭비해 비효율적인 회의란 비난을 면치 못하고 있다.

이 단체의 총회안건 중 제5호 의안이 심의할 가치가 없는 안건이라면 의안심의 시 심의반대 동의나 보류동의, 무기연기동의 등 필요한 조치를 할 수 있고, 이 안건이 필요 없는 사업이라면 토론과 의결과정에서 부결시키면 될 것이다.

의안채택순서에서 채택여부로 많은 시간을 소비한 것은 회의체구성원들이 회의규칙을 제대로 숙지하지 못한 부분에서 발생한 문제점이다. 총회에 상정된 안건이라면 이미 회장단 회의나 이사회에서 회의를 거쳐 채택된 것이고 복수의 의견으로 제출된 안건에 대한 중요성 등도 검토돼야 한다.

의안을 삽입 할 수도 있고 삭제 할 수도 있다는 단순논리로서 의사일정변경을 하는 것은 바람직하지 않다. 다만 제5호 의안 제안자가 부득이한 경우 의안을 상정하기 전에 철회할 수는 있다.

▲ 이미 통보된 회의 안건이라도 이사회의 결의로 상정하지 않을 수도 있나?

B단체에서는 지난 이사회에서 5개의 안건을 심의하여 총회에 상정하기로 하고 회원들에게 5개의 안건을 기재하여 소집통보를 했다. 그런데 총회의 심의에 앞서 대다수의 이사가 2개의 안건이 논란의 될 수도 있다는 이유로 철회할 것을 요구했다.

이에 의장이 2개의 안건을 제외하고 총회에 3개의 안건만 상정했다. 가능한 것인가? 또한 철회한 2개의 안건을 회의체구성원들이 일방적으로 폐회한 총회에서 새로운 의장을 선출하여 제외된 2개의 안건에 대하여 의결을 했다면 그것은 유효한 것인가?

일반적인 단체에서는 총회에 앞서 의장이 회원들의 양해를 얻어 2개의 안건을 상정하지 않아도 될 것이다. 그러나 회의체구성원 대다수가 그 안건을 상정하자고 하면 그에 따라야 한다.

또한 회원들은 2개의 안건이 상정되지 않더라도 의사일정변경동의를 통해 3분의 2이상 다수의 의견으로 채택해서 2개의 안건을 심의, 의결할 수 있다. 만약 3개의 안건이 심의, 의결된 뒤, 남아있는 2개의 안건을 심의하자는 3분의 2이상 다수의 회원들의 요구에도 불구하고 의장이 일방적으로 폐회를 선언했을 때에는, 그 폐회선언은 효력이 없다.

이후 의장이 회의 주재를 거부하면 회장 유고 사유로서 권한대행의 순서대로 의장의 역할을 하거나 임시의장을 선출해 의사를 진행해도 무방하다.

이런 문제에 비춰 상법의 적용을 받는 주식회사의 주주총회의 경우를 살펴보면 주식회사는 주주총회의 소집을 위한 통지, 공고가 행하여 진 이후라도 이사회는 회의의 목적사항 일부를 철회할 수 있다.

이때 총회개최 일까지 시일이 있다면 회사는 소집의 경우에 준하여 그 뜻을 통지, 공고 할 것이고, 그렇지 못하면 총회 일에 그 자리에서 주주들에게 그 뜻을 표시하는 방법으로 한다. 이렇게 철회를 하였음에도 불구하고 주주총회가 그 의안을 심의 하여 어떤 결의를 했다면 그것은 소집당시에 목적사항으로 하지 않은 것을 결의한 것이나 다름없다.

이때 그 결의는 하자있는 결의로서 취소의 대상이 된다. 의장의 일방적인 산회 또는 폐회 선언은 효력이 없다. 만약 의장이 일방적인 산회나 폐회 선언 이후에 회의의 주재를 거부하면, 회장 유고로 간주하여 권한대행 순으로 의장직을 수행하게 할 수 있으며, 당시 회의체구성원 중 임시의장을 선출해 유효한 결의를 할 수도 있다.  

 

[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
hansg@jeonmae.co.kr