[한상규기자의 알기 쉬운 회의진행방법]
회의란? 여러 사람이 모여서 어떠한 문제에 대하여 가장 민주적이고 합리적인 방식으로 토론과 의결과정을 거쳐 전체의 의사를 결정짓는 것이다. 회의를 통해 얻어지는 모든 결정체는 그 조직이나 단체의 인식체계이며 집단적인 사고다.
사회구성원들이 모여 상호 갈등을 최소화한 상태로 의견일치를 보는 것이야말로 가장 민주적이고 효율적인 의사진행방법이라 할 수 있다. 따라서 이러한 민주적인 회의절차 방식에 의해 회의를 원만하게 진행하기 위해서는 무엇보다도 회의진행규칙(rule)을 잘 알아야한다.
이에 본지에서는 전 세계적으로 민주주의를 지향하는 국가와 사회에서 널리 사용되고 있는 로버트식 회의진행규칙(rule)에 근거를 둔 회의진행방법을 연재하여 국회나 광역 또는 지방의회에서 의정활동을 하고 있는 의원여러분과 애독자들의 이해를 돕고자 한다.
#. 구매가격에 대한 의안 표결 시, 여러 가지 수정안이 있을 경우 큰 금액부터 우선 표결처리 해야 된다.
A단체는 총회에서 특정건물 구매가격에 대한 의안을 상정시킨 뒤 표결 처리했다. 의장은 이 안건을 상정하기에 앞서 이미 지난 이사회에서 구매가격에 대한 결정을 B이사가 5천만 원, C이사가 6천200만원, D이사가 6천800만원, E위원장이 7천만 원 등 4명이 제시한 금액에 대하여 빈칸 메우기 형식으로 총회에서 최종 결정하기로 의결했다.
따라서 의장은 이 안건에 대한 표결과정에서 D이사가 제시한 금액 6천200만원을 임의적으로 먼저 표결했는데 그 금액이 과반수 찬성으로 결정됐다. 과연 올바르게 회의진행을 했는가? 특정건물이나 제품 등 구매가격에 대한 의안 표결 시, 여러 가지 수정안이 있을 경우에는 금액이 큰 것부터 우선 표결처리 하는 것이 바람직하다.
이 사례 또한 빈칸 메우기 형식으로 최종 총회에 회부된 안건이므로 가장 큰 금액이 제일 먼저 표결처리 돼야 한다. 가장 큰 금액이 부결되면 그 금액에 찬성했던 회의체구성원들과 다음 가격에 찬성하는 회원들이 결합해 2차 가격에 찬성을 하게 되고 이렇게 자꾸 내려 오다보면 회원 과반수가 원하는 최적가의 액수가 최종 결정 될 수 있기 때문이다.
만약 이와 반대로 최소 가격부터 먼저 표결 처리하면 자연히 첫 번째 표결에서 곧바로 가결될 개연성도 있지만 특정 건물이나 제품구매에 있어서 부실한 결정을 할 수도 있다. 따라서 A단체의 경우, 의장은 최고가인 E위원장이 제시한 7천만 원부터 표결처리하는 것이 바람직하다.
#. 회의진행시 찬성, 반대의사를 확인하는 관행은 꼭 지켜야 한다.
A단체는 제20차 총회에서 100명의 재적회원 중 51명의 참석으로 성원이 돼 개회를 한 뒤 5개의 안건을 심의, 의결하던 중 마지막 5호 의안 처리 시, B회원이 의사정족수가 부족함을 지적했다. 이에 회의는 정회를 선포 한 뒤 의사정족수를 다시 충족시켜 5호 의안을 의결했다.
그러나 일부 회원들은 앞서 처리된 안건들도 의사정족수가 충족되지 않는 상태에서 가결됐다고 주장하며 이의를 제기했다. 이러한 부분은 어떻게 처리해야 하는가?모든 의사결정은 정족수에 충족해야 한다. 따라서 정관이나 회의규칙에 ‘재적회원 과반수 출석에 과반수 찬성으로 의결된다.’라고 명시돼 있다면 반드시 재적회원 과반수출석이 유지된 상태에서 표결처리 해야 합법적으로 인정 할 수 있다.
어떤 안건에 대한 심의 중 정족수가 부족 하더라도 토론은 무방하다. 그러나 의결은 할 수 없다. 따라서 의사정족수가 부족한 상황에서 표결처리한 안건은 무효일 수밖에 없다. 그러므로 위와 같은 사례는 4개 안건이 처리 될 때의 의사록(회의록)에 기재된 찬성, 반대, 기권, 무효 등의 합산에 의해 의사정족수가 확인될 것이다. 그러나 만약 그 당시 찬성표를 표결 수나 전체 회원 수가 기록돼 있지 않았다면 이미 처리된 안건에 대해서는 의결 시 이의를 제기하지 않았으므로 유효하다고 볼 수 있다.
한 때 우리나라 국회의 의사(회의) 관행으로 과반수 찬성만 확인하고 반대는 확인하지 않았기 때문에 일반적인 사회단체에서도 처음 정족수 및 가결표수만 확인, 심의 토론 후 표결과정에서 찬성자만 확인하는 사례가 많아 회의도중 자리를 떠난 숫자를 파악하지 않기 때문에 종종 이러한 사례가 발생하고 있으므로 앞으로는 어떠한 일이 있어도 찬성, 반대, 기권, 무효 등을 파악하여 의사록에 기재하는 것이 바람직하다.
[전국매일신문] 한상규 충남서북부 취재본부장
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